NachDenkstatt

So kommuniziert man heute!

von NDS-Mitorganisator Fabian

Es gilt viel zu organisieren für so eine Konferenz. Neben Plenumstreffen und Telefonaten muss auch die restliche Kommunikation funktionieren. Wir zeigen in diesem Artikel auf, wie wir versuchen, diese Herausforderung anzugehen.

Kommunikation

In der Anfangszeit hatten wir genau zwei Tools: Wir schrieben Mails und haben Dateien in das universitäre Stud.IP hochgeladen. Doch diese Kombination hatte Nachteile: Emails sind langsam und nicht spontan, solange sie nicht auf dem Smartphone abrufbar sind. Und der Datenableger ist recht unübersichtlich, wenn man Dropbox gewohnt ist und eventuell Dateien auch kommentieren möchte.

Deswegen haben wir uns auf folgende Tools geeinigt:

Telegram:

Da einige Mitglieder diesen Messenger schon vorher genutzt haben und er darüber hinaus kostenlos ist, konnte man sich schnell auf diese WhatsApp-Alternative einigen. Schließlich will nicht jeder bei Facebook sein und große Unterschiede gibt es auch nicht. Zwar weiß man nicht ganz genau, was der russische Anbieter für eine Strategie verfolgt, aber wo weiß man das schon? Threema ist zwar sicherer, kostet dafür aber auch eine Kleinigkeit. Signal hingegen bietet nicht den gleichen Komfort und Funktionen wie Telegram. Wichtige Kommunikation sollte zudem auch immer über Emails versendet werden

Trello:

Das Trend-Tool schlechthin zur Zeit. Hat auch bei uns eine Chance verdient. Wie soll man es beschreiben? Nun, es ist ein digitales Smartboard. Mit Kommentar- und Ordnerfunktion. Trello folgt dabei beim Projektmanagement der Kanban-Methode. Aufgaben werden als  Karten hinzugefügt, welche wiederum Listen zugeordnet werden. Wie diese gestaltet sind, bleibt dem Anwender überlassen. Meist sind Aufgaben in Planung, in Bearbeitung, in Warteschleife und einem fertigen Zustand zugeordnet. Allerdings haben wir das ganze etwas umgewandelt und die Kategorien in die einzelnen Organisationsteams à la Finanzen, Marketing und Verpflegung umfunktioniert (siehe Screenshot). Der Vorteil liegt darin, dass gleich ersichtlich ist, was zuletzt bearbeitet wurde, Auch Anregungen und Tipps finden schnell das richtige Ziel.

trello

Während sich Telegram relativ schnell durchsetzte, haben sich wohl erst vor kurzem alle Teammitglieder bei Trello angemeldet. Dort regelmäßig reinzuschauen scheint weiterhin die größte Hürde zu sein. Die einzelnen Organisationsgruppen haben zudem bei Bedarf noch die ein oder andere Dropbox eröffnet.

Spannend wird es bei der Übergabe der gesammelten Informationen an die Organisationsgruppe im nächsten Jahr: Wird das Team 2017 auch Trello verwenden? Oder muss nach Wegen gesucht werden, die Daten zu importieren?

Gibt es weitere Tipps? Kennt ihr andere Tools (Slack und Co.)? Oder ganz andere Erfahrungen gemacht?